Responsable des services généraux et administratifs

Pourquoi notre client recrute ?

Dans le cadre d’une création de poste, notre client recrute un Responsable administratif et services généraux H/F en CDI, sur Amberieu en Bugey.

Rattaché(e) au président de la société, et en lien avec les différents services internes, vous aurez pour missions :

– Suivi administratif des travaux de boutiques : gestion administrative des projets d’aménagement et de maintenance des boutiques en lien avec la responsable travaux, suivi de la facturation.

– Gestion des contrats de services : suivi des contrats d’énergie, d’Internet, de téléphonie. renégociation et optimisation des contrats en fonction des besoins et du budget.

– Gestion de la flotte automobile : suivi des contrats de location, gestion des entretiens et des assurances pour l’ensemble de la flotte de véhicules.

– Relations avec les assureurs : prise en charge des déclarations d’incidents et suivi des dossiers administratifs en cas de sinistre, en collaboration avec les assureurs.

– Administration des baux commerciaux : gestion des documents liés aux baux commerciaux, suivi des échéances et relations avec les propriétaires et les avocats en cas de renouvellement ou de litige.

– Coordination avec les avocats et conseils juridiques : gestion de la documentation et suivi administratif des dossiers en lien avec les avocats pour les questions immobilières et contractuelles.

– Missions financières et de contrôle de gestion :
Suivi des dépenses : gestion et contrôle des coûts des services généraux pour garantir le respect des budgets alloués.
Analyse des coûts : identification des leviers d’optimisation pour réduire les coûts liés aux contrats de services (énergie, flotte, travaux, etc.).
Préparation de rapports financiers : collaboration avec le contrôle de gestion pour préparer des rapports et des analyses sur les dépenses, les prévisions et les écarts budgétaires.
Comptabilité : vérification des factures des prestataires et suivi des paiements en lien avec le service comptabilité.

Quel est votre profil ?

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac+3 à Bac+5 en gestion administrative, management des organisations ou équivalent, avec une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire ? Vous possédez de bonnes notions d’anglais, suffisantes pour échanger avec nos filiales aux États-Unis et au Japon ?

Vous maîtrisez Excel et Word, et vos capacités rédactionnelles sont reconnues pour leur clarté et leur précision ?

Vous avez également une réelle appétence pour les chiffres, ce qui vous permettra de travailler en lien étroit avec le contrôle de gestion et le service comptabilité ? Vous êtes autonome, adaptable, avec un fort esprit d’initiative, et vous savez gérer les priorités pour mener à bien plusieurs missions en parallèle ?

Enfin, vous appréciez le travail en équipe et avez une excellente capacité à collaborer avec divers partenaires internes et externes ?

Conditions du poste :
Contrat : CDI
Statut : Agent de maitrise ou Cadre en fonction de votre parcours
Horaires : Forfait heures de 37h
Salaire : 40K€ à 50K€ en fonction de votre profil et de votre parcours + CSE (chèque cadeau de fin d’année.)